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Quellen: Bruckner, Auftragsdatei und Siegelliste - bitte nicht verwechseln, WPK Magazin 4/2016, S. 25 f.; IDW Praxishandbauch 2017/2018, 11. Aufl., Arbeitshilfe A-4.7.(3).

Mit dem APAReG (in Kraft seit 17.06.2016) wurde auch die WPO und die BS WP/vBP geändert. Hierbei wurde die „Auftragsdatei“ neu eingeführt und wie folgt geregelt:

a) § 51c WPO: Auftragsdatei

Berufsangehörige müssen für gesetzlich vorgeschriebene Abschlussprüfungen nach § 316 HGB eine Auftragsdatei führen, die für jeden ihrer Auftraggeber folgende Angaben enthält:

1. Name, Anschrift und Ort,
2. bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Namen der jeweils verantwortlichen Prüfungspartner und
3. für jedes Geschäftsjahr die für die Abschlussprüfung und für andere Leistungen in Rechnung gestellten Honorare.

b) § 45 BS WP/vBP: Auftragsdatei

1. Die Auftragsdatei nach § 51c WPO ist spätestens mit Annahme des Prüfungsvertrags anzulegen.
2. Die Auftragsdatei kann elektronisch geführt werden

51c WPO normiert eine (neue) Berufspflicht zur Führung einer Auftragsdatei über Auftraggeber, bei denen eine gesetzliche Abschlussprüfung nach § 316 HGB durchgeführt wird. Die Datei muss zu jedem Mandanten die vorgegebenen Informationen enthalten. Sie kann elektronisch oder auch in Papierform etwa in der Handakte abgelegt oder an einem separaten Ort aufbewahrt werden.

c) Auftragsdatei darf nicht mit der Siegelliste verwechselt werden

Vgl. dazu den Aufsatz von Bruckner (s.o.)

• Von der Auftragsdatei zu unterscheiden ist die (bisherige) „Siegelliste“, die dem PfQK für die Planung einer QK zur Verfügung gestellt wurde (diese Liste ist nicht mehr nötig, da Siegelaufträge nicht mehr die Grundgesamtheit darstellen).
• WP‘s können hierzu bestehende EDV-Systeme (z.B. DATEV) so nutzen, dass die Auftragsdatei hieraus generiert wird.
• Ansonsten müssten für die Auftragsdatei die nötigen Datensätze ein weiteres Mal erfasst werden.

d) IDW Praxishandbuch 2017 / 2018 (11. Aufl.)

Die Arbeitshilfe A-4.7.(3) „Auftragsdatei“ hat folgende 15 Spalten:

• Nr.
• Mandanten-Nr.
• Mandant (Name, Anschrift, Ort und Rechtsform)
• Unternehmen von öffentlichem Interesse?
• Branche
• Engagement-Nr.
• Auftragsart
• Geschäftsjahr / Stichtag
• Grundgesamtheit der QK
• Risikoreicher Auftrag (Risikoklasse)?
• Erstprüfung?
• Verantwortliche Prüfungspartner / Unterzeichner
• Datum der Berichterstattung
• abgerechnete Std.
• in Rechnung gestelltes Honorar